A análise de dados é um grande aliado do crescimento de um negócio, já que permite a avaliação de desempenho e a tomada de decisão estratégica.
Mas como analisar dados sem um documento que detalha todas as informações relevantes? Já adianto que é impossível.
É aqui que entra o relatório de vendas, responsável por reunir os principais dados da área comercial. Para te ajudar, fizemos um guia detalhado para elaborar um relatório de vendas.
O que é um relatório de venda?
Para começar, o relatório de vendas é o documento que contempla os dados da área comercial de uma empresa, com o intuito de medir o desempenho das estratégias adotadas.
Sobre o conteúdo do relatório, existe uma série de informações que podem aparecer no documento, a depender do objetivo da empresa. Para exemplificar, o relatório pode incluir os seguintes dados:
- Ticket médio;
- Total de vendas;
- Canais de vendas;
- Quantidade de vendas por produto/serviço;
- Taxa de conversão;
- Retorno sobre Investimento (ROI);
- Quantidade de vendas por vendedor.
Por que fazer relatório de venda?
Como já foi dito, o relatório de vendas serve para acompanhar o desempenho das ações e monitorar a performance dos vendedores, por isso é extremamente útil ao gestor de vendas.
Outra utilidade do relatório é a visualização clara da situação comercial do negócio, assim é possível mostrar a evolução do time e comprovar o crescimento da empresa. No caso de organizações que trabalham com investidores, essa evidência é importante.
Ainda, a produção do relatório é valiosa para o crescimento sustentável da empresa, pois permite a identificação de falhas nos processos e a otimização das estratégias.
Benefícios da prática
Já deve estar claro que o relatório de vendas é extremamente útil ao negócio, mas ainda queremos destacar os possíveis resultados da implementação do relatório na rotina comercial da empresa.
Identificação de tendências
Quando o setor comercial faz uma análise constante de dados, é possível identificar padrões de comportamentos, mudanças nas preferências e tendências.
Dessa maneira, fica mais fácil alinhar as estratégias futuras para tirar o melhor proveito das oportunidades.
Avaliação de desempenho
Uma das principais vantagens do relatório comercial é a medição clara das atividades de vendas e do sucesso alcançado.
Não tem muito segredo: o relatório oferece números concretos, relativos a cada ação comercial. A partir deles, o gestor consegue medir o resultado real das estratégias.
Vale lembrar que a avaliação de desempenho vai muito além da análise individual dos vendedores, já que também revela informações valiosas sobre a performance dos canais de venda, das ações de marketing e dos produtos e serviços.
Se você tem dúvidas sobre o que avaliar dentro do setor comercial, nós explicamos os principais indicadores de desempenho.
Acompanhamento do funil de vendas
O relatório de vendas também permite que a equipe e o líder de vendas acompanhem de perto o progresso dos potenciais clientes 0no funil de vendas.
Desse modo, você consegue visualizar onde os leads tendem a estagnar ou abandonar o funil, então já pode ajustar estratégias e otimizar o funil.
Decisões informadas
Ademais, os dados reunidos no relatório de vendas servem como uma base sólida para a tomada de decisões, que se torna mais eficiente a partir da interpretação de informações reais.
Motivação do time
A elaboração de metas realistas e o acompanhamento da performance de cada vendedor são fatores que colaboram com a motivação do time.
Ainda, a avaliação regular ajuda na identificação de lacunas na operação, assim o gestor pode fornecer treinamentos e incentivos para alavancar o desempenho da equipe.
Passo a passo para construir um relatório de vendas
O relatório de vendas exige um cuidado minucioso com organização e estruturação, caso contrário não cumpre seu papel com eficiência.
Pensando nisso, separamos cada etapa para construir um relatório comercial que traz resultados:
Identifique o objetivo
Esse documento serve para diferentes situações, por isso tudo começa com a definição do objetivo. Ou seja, identifique o que você deseja alcançar com aquele relatório.
A prioridade do setor pode ser, por exemplo, acompanhar o progresso do time em relação às metas, avaliar uma campanha específica, comparar canais de vendas ou identificar oportunidades de crescimento da receita.
Esse primeiro passo auxilia na construção de um relatório claro e objetivo, que reúne apenas as informações relevantes para alcançar o objetivo específico da empresa.
Defina o período
O segundo passo é escolher o período que pretende analisar, seja semanal, quinzenal, mensal, semestral ou outro recorte de tempo.
Para escolher a periodicidade, considere as necessidades da empresa, o ciclo de vendas, a disposição de dados e o objetivo do relatório.
Determine as métricas
Já definimos o objetivo geral do relatório, mas é preciso ser ainda mais específico e determinar as métricas-chave.
Basicamente, as métricas representam as quantidades que a empresa deseja acompanhar. A partir disso, as atividades são colocadas em prática, e depois do período sob análise, já é possível medir o desempenho com base nas métricas estabelecidas.
Alguns exemplos de métricas são a taxa de conversão, a receita total, o ticket médio, a taxa de retenção de clientes e a taxa de up sell e cross.
É interessante também definir indicadores de desempenho. Para tanto, saiba o que é KPI e como acompanhar.
Colete os dados
Finalmente, você e sua equipe já podem começar a trabalhar na coleta de dados necessários para alimentar as métricas.
Para isso, é essencial contar com um sistema de armazenamento e gerenciamento de dados, como um CRM.
Sobre isso, explicamos 5 motivos para usar CRM na sua empresa.
Organize os dados
Depois da coleta, você deve organizar os dados na ferramenta de análise escolhida. Aqui, é interessante criar gráficos, tabelas e outros recursos que auxiliem na visualização clara das informações.
Com o relatório de vendas organizado e revisado, veja ainda como ele será distribuído. É possível, por exemplo, agendar uma reunião com a equipe para a apresentação do documento, compartilhar por email ou fazer o upload para um sistema de gerenciamento de arquivos.
Repita esse processo
Daqui em diante, essa série de etapas deve fazer parte da rotina comercial da organização, pois o relatório de vendas é um processo contínuo.
E depois, como usar o relatório?
O setor comercial trabalha com muitos números, concorda? Número de vendas, quantidade de ligações e emails enviados, valores diferentes e por aí vai.
O relatório de vendas é a ferramenta ideal para organizar esses dados, mas não basta parar na sua elaboração.
Afinal, cada dado representa um indicativo real do que funciona ou não no processo comercial da empresa.
Por isso, quando já finalizado, o relatório deve servir como base para a tomada de decisão e o direcionamento de estratégias.
Considerando o cenário empresarial cada vez mais competitivo, a capacidade de tomar decisões informadas é um diferencial, que pode ajudar sua empresa a se destacar quando o assunto é eficiência.
Em resumo, a produção do relatório de vendas é uma etapa essencial para implementar uma cultura Data-driven na empresa.
Conclusão
Como vimos, o relatório de vendas é um documento crucial no setor de vendas, pois permite a organização dos dados e a análise do desempenho.
Quando a elaboração do relatório faz parte da rotina da equipe comercial, o negócio consegue ter uma visualização clara dos processos e tomar decisões mais estratégicas.
Se você chegou até aqui, já sabe o passo a passo para aumentar o nível de eficiência do setor de vendas.
Até a próxima!
