A rotina do departamento comercial
Um dos desafios mais comuns que os profissionais de vendas enfrentam é a falta de tempo na rotina. Não importa quantos checks dêem em suas listas de tarefas, sempre há algo a mais.
Atualmente, está cada vez mais desafiador entender o importante, o urgente, o prioritário… Ou seja, o que vai impulsionar verdadeiramente para as metas e os resultados – tanto para o presente quanto para o futuro – e ainda mais árduo é manter o foco em algo que fazemos.
Afinal, o dia a dia do profissional de vendas, seja o vendedor ou o gestor, é intenso e muito dinâmico. Ele precisa estar em contato constante com diversas pessoas, ter várias reuniões, colocar sua criatividade e resiliência a prova, buscar a melhoria contínua, ser orientado a resultados, expor sua capacidade analítica e de solução de problemas e por aí vai.
Como os atletas de alto desempenho, os profissionais de vendas precisam estabelecer e seguir uma rotina para permanecer no topo.
E a sua equipe comercial, já tem uma rotina implantada?
O que é a rotina comercial e por que devo implantá-la?
De maneira simples e objetiva, uma rotina é um conjunto de tarefas repetidas feitas todos os dias da mesma maneira, e isso ajudará a ganhar disciplina, ter constância e encontrar a eficácia.
No momento de estruturar a rotina, temos que pensar em como gerir o único recurso igualitário e finito para todos, que, nesse caso, é o tempo.
Então, precisamos saber o que fazer e qual o tempo necessário de fato para realizar a tarefa.
Depois disso, alguns pontos relevantes que devemos ter em mente é: qual é a prioridade? O que é urgente? O que é importante? O que deve ser feito no dia a dia que, realmente, gera valor, maximiza o ROI e está alinhado aos objetivos do cargo e função e, consequentemente, da empresa?
Elaborar e implantar uma rotina comercial depende de uma série de fatores: organograma, cargos e funções da empresa, se o modelo de vendas é inside ou outside/field sales, se atua com pré-vendas ou não, entre outros.
Ao ter uma rotina todos os dias, o profissional de vendas pode organizar sua agenda, definir horários dedicados à cada atividade e focar plenamente em cada um de seus deveres e suas responsabilidades.
Ainda pode determinar momentos para o desenvolvimento individual ou coletivo por meio das leituras, dos vídeos e podcasts, dos cursos e treinamentos, das sessões de coaching, mentoria e role play, dos momentos de feedback etc.
Logo, gerenciar a rotina, organizar as tarefas e priorizar as atividades diárias é muito importante para garantir a eficiência e eficácia.
Assim, os melhores profissionais de vendas alcançam seu potencial fazendo as coisas certas dia após dia e buscando a melhoria contínua da performance, ou seja, miram a melhor e a maior produtividade diariamente.
Como implantar a rotina comercial?
É interessante, diante do objetivo do mês, ter o planejamento geral de cada semana. Isso torna possível visualizar o esperado no final de cada dia e mentalizar o próximo. Com isso, consegue-se ter uma visão de processo, ou seja, esforço e resultado continuamente.
Para tanto, quanto mais fragmentada estiver a meta, melhor. Afinal, além de se tornar mais palpável, tem-se uma melhor percepção do controle sobre ela.
Inclusive, o planejamento é fundamental em qualquer operação de vendas e para todas as funções que estão no departamento comercial, já que cada um vai saber o que fazer, como fazer e por que fazer. Isso reduz a procrastinação e aumenta a produtividade, por simplesmente permitir que o time foque na execução!
Tendo isso em vista, é válido saber que apenas, 28% dos representantes de vendas seguem uma metodologia estruturada de gerenciamento de tempo.
E, para sua equipe comercial não fazer as coisas de maneira desordenada, parecer caótica e ter resultados catastróficos, te dizemos o seguinte:
A melhor maneira de planejar a sua rotina é definir o foco com base em suas responsabilidades, metas, e nos micro objetivos que você precisa atingir antes do final do dia. Ownership e accountability marcam pontos aqui!
Depois disso, é importante pensar em trabalhar por blocos de tempo.
O que torna os blocos de tempo tão produtivos é a concentração de todo o seu poder cerebral em uma única atividade. É claro que isso vai de encontro a uma cultura que elevou o profissional multitarefas a um patamar lendário.
E te dou uma notícia que você pode não gostar: o nosso cérebro é especialista em pregar peças e ele não executa várias tarefas de uma vez.
Em vez disso, quando queremos trabalhar em mais de uma coisa de cada vez, o cérebro vai e volta em círculos entre esses afazeres. Isso acontece tão rapidamente que causa a ilusão da multitarefa.
Já notou que, quando tenta fazer muitas coisas de uma vez, você começa a desacelerar e até mesmo esquecer alguns pontos?
É o sinal perfeito de que o cérebro começou a pifar e não entregar todo seu valor e performance!
Se notar, não é diferente do que acontece com o computador quando roda simultaneamente muito programas complexos ou tem diversas abas e janelas abertas. Em algum momento, o processador já não dá mais conta de tudo e passa a funcionar mais lentamente.
No livro Prospecção Fanática, Jeb Blount escreve sobre a Lei de Parkinson, onde afirma que o trabalho tende a se expandir para preencher o tempo destinado a ele, e o Corolário de Horstman, que é justamente o contrário, ele descreve como o trabalho se contrai para caber dentro do tempo disponível.
E isso só reforça a importância das metas e dos blocos focados de tempo para a produtividade!
Uma das maneiras de explorar os blocos de tempo é a técnica Pomodoro, que consiste em alternar blocos de 25 minutos de trabalho com blocos de 5 minutos de descanso.
Ao final de 4 blocos de 25 minutos, você deverá tirar 15 minutos de descanso, ao invés dos 5 minutos habituais. Feito isso, você terá completado um ciclo de Pomodoro. Repita quantas vezes achar necessário ao longo do dia para maximizar sua produtividade!
Os profissionais de vendas ficam totalmente abismados com a quantidade de coisas que conseguem fazer quando dividem o tempo, focam em uma só atividade e estabelecem um objetivo final para essa atividade.
A validação da rotina comercial
O caminho para identificar o que está funcionando para sua operação comercial e o que não está é ter registros e acompanhar os indicadores.
Na maioria das vezes, isso parece manter um diário da rotina. A idéia é que, no início do dia, você veja o que você precisa fazer, e, ao final do expediente, o que você observe o que fez efetivamente, os resultados e os aprendizados.
Inclusive acompanhar KPIs e OPIs mostra os padrões de performance individual e coletivo, ajudando a dimensionar a equipe, a analisar oportunidades de melhoria contínua, facilitando a rotina e a tomada de decisões.
Porém, mesmo com todos os direcionamentos e o planejamento da rotina, é importante lembrar que os profissionais de vendas são pessoas. Logo, por mais fora da curva que sejam, haverão dias difíceis: cada um tem seu ritmo, suas particularidades, suas crenças, seus valores, suas limitações, suas experiências etc.
Assim, fica uma fria e dura verdade: se houvesse uma rotina única para todos os vendedores e gestores, bastava copiar de uma empresa que já tivesse implantado.
Mas, com bilhões de pessoas no mundo, algumas personalidades variadas, e diferentes modelos de negócios, há espaço para personalização.
E a outra verdade é que você perceberá que a maioria das pessoas mais bem-sucedidas que conhece mantém algum tipo de rotina, e, caso não tenham, não estão tendo o máximo de resultado.
Os compromissos e a rotina comercial
Em virtude das responsabilidade do departamento comercial, os profissionais que ali estão não devem confiar em suas próprias memórias para ser a fonte do sucesso.
Por mais forte que seja a memória de elefante ou melhor que seja a alimentação com bons nutrientes e vitaminas, sempre haverá a probabilidade de deixar algum pequeno detalhe escapar e isso pode ser crucial!
Logo, além de todas e quaisquer outras informações registrados no CRM, é interessante que a rotina e os devidos compromissos diários e semanais dos profissionais de vendas estejam em suas agendas.
Há uma brincadeira que fazemos aqui na Processo de Vendas e com nossos clientes que, se não está no CRM, a oportunidade ou a tarefa não existiu. Do mesmo modo, serve para compromissos e responsabilidades nas agendas. Não estão lá? É mito!
E, falando em CRM, saiba que ter templates, scripts, matrizes de qualificação e objeções, fluxos de cadência, outros softwares… e um processo de vendas ajudam e facilitam a rotina do seu setor de vendas!
Conclusão
Rotina é um tema abrangente e que permite discussões diversas, então, se na sua empresa ainda não há uma para o departamento comercial, saiba que deve tratá-la como o ciclo PDCA. Teste, valide, melhore e repita, só assim irá amadurecer a operação.
Se tiver algum feedback ou dúvida, entre em contato com a gente pelo número disponível aqui no site através do WhatsApp e será uma satisfação conversar com você!