Que toda empresa trabalha para entregar um bom serviço ou produto, você já sabe. Mas, já parou para pensar na quantidade de áreas que precisam estar envolvidas para garantir a satisfação dos clientes?
O envolvimento dos setores numa empresa deve ser considerado para a melhor gestão estratégica. No entanto, para uma empresa funcionar existe uma área que precisa trabalhar constantemente para manter tudo sob controle. É aqui que entra o back-office, que em tradução literal significa “a parte de trás do escritório”.
Fazendo uma analogia com o teatro, para um espetáculo entregar a melhor experiência precisa ter um bom treinamento dos atores, um bom figurino e assim por diante. Mas, além disso, tem o trabalho dos bastidores, que controlam: iluminação, som, cenas e tantos outros. O que queremos ressaltar é que, também são muito importantes para o resultado do espetáculo.
Assim como no teatro, para que várias demandas sejam executadas com excelência dentro de uma empresa, existem diferentes setores responsáveis, que aqui podemos classificar como: front e back.
Mas o que de fato significa o termo “backoffice” no mercado empresarial? A seguir vamos nos aprofundar mais neste tema.
O que é backoffice?
Este termo é utilizado no mundo empresarial para descrever as atividades de suporte administrativo ou operacional realizadas por uma empresa.
Geralmente se refere às funções que ocorrem nos bastidores e que não estão diretamente envolvidas na produção ou entrega do produto, ou serviço, mas que são essenciais para a execução eficiente das operações.
Alguns exemplos de atividades que podem ser consideradas parte do backoffice incluem:
- Contabilidade,
- Recursos humanos,
- Gerenciamento de estoque,
- Processamento de pedidos,
- Faturamento e cobrança,.
Essas funções são importantes para garantir que as operações de uma empresa funcionem sem grandes desafios e que os clientes recebam o melhor serviço ou produto.
Qual a importância do backoffice em vendas?
Contar com essa área pode ser muito vantajoso para as empresas. E, desde que bem estruturada, pode trazer benefícios.
No entanto, para aqueles negócios que não possuem, é comum haver: perda de dados, retrabalho, atrasos e até mesmo alta taxa de churn.
Atualmente empresas tech possuem vários sistemas que podem ser usados para ter um backoffice organizado e eficiente, tais sistemas incluem ERPs, CRM e ferramentas tecnológicas. Essas ferramentas contribuem para automação e padronização de processos na área de vendas, os softwares também podem contribuir para a manutenção dos contatos do funil de vendas.
Principais vantagens
O backoffice de vendas desempenha um papel crucial na criação, revisão e gestão de contratos de vendas. Suas responsabilidades vão além da venda, englobando também a preparação de propostas comerciais, elaboração de contratos, negociação de termos e condições e acompanhamento da assinatura dos contratos.
A seguir, serão destacadas as principais vantagens em que o backoffice de vendas, alinhado com as demais áreas da empresa, consegue oferecer:
- Atendimento ao cliente no pós-venda: não se trata apenas do momento da venda, mas também do acompanhamento das necessidades do cliente após a conclusão da compra. O serviço pós-venda requer atenção especial para lidar com solicitações, solucionar problemas e garantir a satisfação do cliente.
- Colaboração com outras equipes: o departamento de vendas trabalha em estreita colaboração com equipes como marketing, finanças, logística e atendimento ao cliente, visando assegurar uma operação integrada e fluida. Isso inclui o compartilhamento de informações relevantes, a coordenação de processos e a promoção de uma comunicação eficaz entre as equipes.
- Eficiência operacional: um backoffice de vendas bem estruturado e organizado pode otimizar os processos internos, reduzir erros e garantir a eficiência operacional. Isso permite que a equipe de vendas foque mais tempo e esforço em atividades de vendas, aumentando a produtividade geral.
- Atendimento ao cliente aprimorado: um backoffice de venda eficiente pode melhorar significativamente o atendimento ao cliente. Ao ter acesso rápido a informações precisas sobre pedidos, estoque, histórico de compras e outras informações relevantes, a equipe de vendas pode fornecer um serviço mais rápido e personalizado, resultando em maior satisfação do cliente.
- Gerenciamento de dados: o backoffice de venda lida com a coleta, armazenamento e análise de dados relacionados às vendas. Isso permite que a empresa obtenha insights valiosos sobre o desempenho de vendas, comportamento do cliente, tendências de mercado e outras informações relevantes. Esses dados podem ser utilizados para tomar decisões estratégicas mais embasadas e identificar oportunidades de crescimento.
- Cumprimento de regulamentos e conformidade: o backoffice de vendas também desempenha um papel importante no cumprimento de regulamentos e conformidade, como o gerenciamento de contratos, registro de vendas e aplicação de políticas internas. Isso ajuda a empresa a evitar problemas legais e garantir uma operação nas normas estabelecidas.
- Melhoria na colaboração interna: um backoffice de vendas bem integrado pode facilitar a comunicação e a colaboração entre diferentes departamentos na empresa, como vendas, marketing, finanças e logística. Isso promove uma melhor coordenação e alinhamento entre as equipes, permitindo uma abordagem mais holística e eficaz para o processo de vendas.
Como estruturar um backoffice na sua empresa
Sabemos que ao observar as vantagens devemos nos preparar para implementá-la, mas a adoção de um backoffice que se adeque a realidade da sua empresa precisa de análises que vão desde a característica do seu negócio até o perfil do seu colaborador.
Acima nós conversamos sobre as vantagens de possuir um esta área e sua importância. Agora você precisa entender como estruturá-la no seu negócio:
- Avalie suas necessidades: toda empresa seja B2B ou B2C deve entender como seus processos precisam ser rodados para atender o seu público alvo de maneira assertiva. Este passo é crucial para identificar as áreas que precisam de melhorias e observar os fluxos de trabalhos.
- Padronizar os processos: ao desenvolver padrões e procedimentos claros para os setores há maior adaptabilidade a manuais e diretrizes. Algumas das padronizações são: emissão de faturas, gerenciamento de contratos, registro de funcionários dentre outros.
- Automatize tarefas: com o avanço da tecnologia surgem também softwares que podem agregar bastante, tais como Sistemas de Gestão (ERP) que integram as diferentes funções do backoffice.
- Capacitação da equipe: garantir que a equipe desse setor possa ter conhecimentos e habilidades é o principal ator que manterá tudo funcionando como planejado anteriormente. Então, ofereça treinamentos regulares sobre novas práticas e tecnologias, incentive o aprendizado contínuo e crie um ambiente onde novas ideias sejam valorizadas.
- Acompanhamento contínuo: tudo isso deve ser bem monitorado a partir de métricas e indicadores-chave de desempenho (KPIs), que podem medir a eficiência e a qualidade do backoffice.
Conclusão
Aplicar um backoffice de vendas na sua empresa é uma estratégia inteligente para impulsionar o crescimento e a eficiência dos processos comerciais.
Ao investir em sistemas e tecnologias que promovam a integração, automação e organização das atividades de vendas, sua empresa estará preparada para enfrentar os desafios do mercado atual, atendendo às demandas dos clientes de forma ágil, precisa e satisfatória.
Veja, a profissionalização do backoffice é um processo contínuo. Sempre esteja aberto a feedbacks, adapte-se às mudanças e vá fazendo os ajustes conforme as necessidades, a partir disso você garante uma evolução constante, reduzindo erros e desperdícios.
